El pasado 12 de septiembre, el Pleno del Senado de la República México aprobó el Dictamen de las Comisiones Unidas de Economía y de Estudios Legislativos que contiene el Acta con un proyecto de Decreto con el que se reforman diversas disposiciones de la Ley General de Sociedades Mercantiles (LGSM). cuyo objeto es establecer la posibilidad y reglas para que las sociedades por acciones (SA) y las sociedades de responsabilidad limitada (S. de RL) puedan celebrar de manera virtual sus respectivas asambleas de accionistas y sesiones de los órganos de administración. Este 20 de octubre finalmente fue publicado en el DOF.

Como se verá a continuación, la reforma preveía, por un lado, una modernización del marco legal y, por el otro, la solución a un problema surgido durante la pandemia en el que era difícil celebrar juntas de accionistas o socios en persona.

Si bien por un lado la reforma modernizará las reglas para la celebración de reuniones remotas utilizando tecnología, por otro también reducirá los riesgos en los casos en que existan conflictos entre miembros o miembros, por lo que se debe prestar especial atención a las pruebas y evidencia que se genera en caso de que termine en un litigio en los tribunales. Una posible mitigación de este riesgo ha sido expresamente establecido en la LGSM que los grupos y reuniones a distancia deben ser grabados y conservados por el administrador/gerente u órgano de administración de la empresa en concierto y que copia de la grabación se inserte en el acta respectiva ( según lo establecido en la reforma de 4 de agosto de 2021 del Código Civil para el Distrito Federal, para el caso de asociaciones a distancia en asociaciones civiles y sociedades civiles).

Sin embargo, incluso si la reforma no aborda expresamente lo anterior, es posible que se establezcan normas de derecho natural en los estatutos sociales de las sociedades bajo consideración con el fin de mitigar los riesgos antes mencionados.

En este mismo sentido, además de lo previsto por la reforma respecto de que será necesario contar con mecanismos o medidas que permitan el acceso, acreditación de la identidad de los asistentes, el significado del voto, etc., será Es muy importante tener en cuenta la fuerza probatoria de la evidencia generada en relación con grupos y reuniones remotas, por lo que la evidencia de los mismos (como grabaciones) y otra documentación relacionada deben, como mínimo, (i) generarse, comunicarse, recibirse o almacenarse utilizando un método confiable; (ii) permanecer intacta y sin cambios desde su creación y (iii) ser accesible para su posterior consulta (similar a lo que establece el Código Federal de Procedimientos Civiles en materia de pruebas contenidas en medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología).

Como dije anteriormente, la reforma se refiere, en resumen, a los siguientes temas principales:

1. Grupos virtuales

La reforma establece que tanto los accionistas de S. de RL, como los accionistas de SA, podrán, si así lo prevén sus estatutos, celebrar reuniones mediante el uso de medios electrónicos, ópticos o cualquier otra tecnología (además, para los efectos del presente texto, ” medios tecnológicos”), pudiendo participar todos o parte de los asistentes a la reunión (considerando la asistencia física o remota de los integrantes). De hecho, si la idea de que la reunión se realice a través de medios tecnológicos no implica que se realice fuera del domicilio social de la empresa.

Para el caso de las SA, se añade expresamente la posibilidad de que el acta de la reunión sea firmada por quienes ostentan las funciones de presidente y secretario, confirmando autógrafo electrónico.

1.1 Estatutos

La reforma prevé que los estatutos de las empresas contengan normas para la celebración de grupos y sesiones de los órganos de administración, que podrán prever que se celebren presencialmente o con medios tecnológicos a fin de permitir la participación total o parcial de los asistentes a mediano plazo. siempre cuando la participación sea simultánea y se permita la interacción en las deliberaciones de forma funcionalmente equivalente a reunirse presencialmente.

Por lo tanto, se establece que en todas las reuniones y reuniones de los órganos de administración, ya sea que se celebren de manera presencial o con ayuda de medios tecnológicos, se deberán disponer de mecanismos o medidas que permitan el acceso de los participantes, la acreditación de la identidad de los asistentes. y, en este caso, la determinación del sentido del voto, así como la producción de la prueba pertinente.

1.2 Llamadas

S. de RL

La reforma modifica las modalidades de convocatoria de las asociaciones de afiliados a S. de RL para que, a partir de su entrada en vigor a que se refiere el párrafo siguiente, en lugar de mediante carta certificada con acuse de recibo, se realice mediante la publicación de un aviso en el sistema formulario electrónico de la Secretaría de Economía con el pago anticipado conforme a los estatutos de la sociedad o, en su defecto, con al menos 8 días de antelación a la fecha de cierre fijada para la respectiva asamblea. Las convocatorias deberán contener el orden del día y los nombres de quienes las convocan.

Los artículos transitorios de la reforma establecen que la modificación propuesta entrará en vigor en un plazo de 6 meses a partir de su publicación en el DOF. También establece que las empresas constituidas antes de la reforma deberán dar cumplimiento a esta disposición mediante la publicación de avisos en el sistema informático de la Secretaría de Economía de conformidad con lo dispuesto en el artículo 50 Bis del Código de Comercio, cualquiera que sea su estatuto social. contemplar que se realizará por otros medios.

SA

La forma de convocatoria de la junta no cambia, pero se añade la posibilidad de que en el tiempo comprendido entre la publicación de la convocatoria y la fecha límite fijada para la celebración de la junta, la información financiera y contable (por ejemplo, información procedente de administradores o estados financieros) podrán estar disponibles para los accionistas a través de medios tecnológicos.

2. Las reuniones salieron del domicilio social

S. de RL

La reforma permite a los socios de las S. de RL celebrar reuniones fuera del domicilio social, siempre que: (i) todos los socios estén preparados, y (ii) exista la posibilidad de utilizar medios tecnológicos. A estos efectos, en el momento en que la persona se levante de la asamblea respectiva, deberá fijarse el domicilio donde hizo la habitación.

SA

La reforma permite ahora a los socios celebrar reuniones fuera del domicilio de la empresa sin necesidad de un evento casual o del alcalde, siempre cuando: (i) todos los miembros sean conscientes de ello, y (ii) exista la posibilidad de utilizar medios tecnológicos. Para ello, al momento de levantarte del respectivo montaje, tendrás que arreglar la casa donde conseguiste el cable.

3. Sesiones de la Junta Directiva y del Consejo Directivo

S. de RL

La reforma prevé que los directivos de S. de RL puedan tomar decisiones a través de medios tecnológicos, si así está previsto en el estatuto de la empresa.

SA

Para el caso de SA, la reforma establece que en los estatutos sociales se podrá disponer que las reuniones del directorio se celebren mediante el uso de medios tecnológicos como si fueran reuniones presenciales, permitiendo la participación parcial o parcial de todos. sus integrantes personalmente o utilizando medios tecnológicos.

4. Entrada en vigor

La reforma entra en vigor al día siguiente de su publicación en el DOF (salvo lo indicado en el numeral 1.2 anterior, para el caso de convocatorias de la S. de RL). De esta forma, todas las SA y S. de RL, ambas constituidas antes y después de la entrada en vigor de la reforma, deberán incluir en sus estatutos sociales lo dispuesto en la reforma para poder celebrar reuniones y sesiones utilizando medios tecnológicos. medio.

Para un mayor conocimiento de estos temas, en Garrigues México contamos con un equipo de expertos que podrán asesorarte detalladamente sobre los pasos a seguir para adoptar adecuadamente la reforma y las implicaciones que podrían surgir de su implementación.